Privacybeleid.

ICEPAY B.V. (“ICEPAY” of “wij”) beheert de website https://icepay.com/.

Deze privacyverklaring beschrijft ons beleid voor het verzamelen, gebruiken, verwerken, delen en doorgeven van de persoonsgegevens die wij van je verkrijgen wanneer je onze website bezoekt of onze diensten gebruikt. Door onze website te gebruiken, ga je akkoord met het verzamelen, gebruiken en verstrekken van je persoonsgegevens overeenkomstig deze privacyverklaring.

ICEPAY respecteert je privacy en behandelt alle persoonsgegevens vertrouwelijk.

Respect voor de privacy van klanten vormt het uitgangspunt voor alle activiteiten van ICEPAY. ICEPAY gebruikt je persoonsgegevens overeenkomstig de toepasselijke wetgeving. Deze verklaring maakt deel uit van de gedragscode die medewerkers van ICEPAY onderschrijven en naleven.

Wij verzamelen persoonsgegevens over je wanneer je onze websites bezoekt of onze diensten gebruikt, waaronder:

Persoonsgegevens – onze registratieformulieren vragen gebruikers om persoonlijke informatie (zoals naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en identiteitsgegevens, waaronder geboortedatum) en bedrijfsinformatie (zoals bedrijfsactiviteiten, bestuur en registratiegegevens).

ICEPAY registreert deze persoonsgegevens:

• Om contact met je op te nemen nadat je je op onze website hebt geregistreerd of informatie bij ons hebt aangevraagd;
• Om informatie over ICEPAY-diensten en marketingcommunicatie te delen die voor je interessant kan zijn;
• Om de registratie en onboarding van je bedrijf bij ons te verwerken;
• Om betaaldiensten te leveren overeenkomstig de platformovereenkomst die je met ons sluit;
• Om financiële transacties uit te voeren, onze diensten te onderhouden en te verbeteren en de door je gevraagde informatie en ondersteuning te leveren;
• Om je identiteit te verifiëren, fraude of andere illegale activiteiten te onderzoeken en te voorkomen, onze rechten en eigendommen te beschermen en voor andere doeleinden die in onze algemene voorwaarden worden genoemd.
• Om aan wet- en regelgeving te voldoen.

Loggegevens – bij het gebruik van onze website en/of applicaties kunnen we informatie verzamelen die je browser naar ons stuurt. Dit kan onder meer je IP-adres, browsertype, browserversie, websitebezoeken, bezoekduur en paginaweergaven omvatten.

Persoonsgegevens die op onze website worden verzameld, kunnen voor de volgende doeleinden worden gebruikt:

• om contact met je op te nemen wanneer je een webformulier op onze website hebt ingevuld;
• om informatie te sturen die volgens ons voor je interessant kan zijn;
• om marketingcommunicatie over ons bedrijf te sturen;
• om aan wet- en regelgeving te voldoen.

Wij verzamelen en bewaren bij ICEPAY ingediende persoonsgegevens in identificeerbare vorm zolang dat nodig is om aan je verzoek of onze contractuele verplichtingen jegens je te voldoen, of om onze wettelijke of toezichtsverplichtingen na te komen, tenzij langere bewaring in ons gerechtvaardigde bedrijfsbelang is en niet wettelijk verboden is.

Wij kunnen je persoonsgegevens verwerken om verschillende redenen die op grond van de regels en voorschriften voor gegevensbescherming gerechtvaardigd zijn.

Bij het leveren van betaaldiensten (zoals overeengekomen en beschreven in de ICEPAY Algemene voorwaarden, ter nakoming van onze contractuele verplichtingen onder de platformovereenkomst) en het beheren van de platformwebsites kunnen de volgende activiteiten verwerking van persoonsgegevens omvatten:

• authenticatie van je toegang tot een account;
• communicatie met je over je account, de website en de diensten;
• beheer van onze bedrijfsbehoeften, zoals het monitoren, analyseren en verbeteren van onze diensten;
• beoordeling en acceptatie van (potentiële) klanten als onderdeel van onboarding en cliëntenonderzoek (bedrijfscontroles, beoordeling van aanvragen en vergelijking van informatie voor nauwkeurigheid en verificatie);
• uitvoering van (gerichte) marketingactiviteiten om een relatie met een klant aan te gaan, te onderhouden of uit te breiden;
• risicobeheer en bescherming van de diensten en van jou tegen fraude door je identiteit te verifiëren en fraude en misbruik van onze diensten te helpen opsporen en voorkomen;
• doorgifte aan externe leveranciers voor activiteiten gericht op het voorkomen en bestrijden van fraude;
• uitvoering van sanctiecontroles en PEP-controles (politiek prominente personen) op bestuurders en uiteindelijk belanghebbenden van klanten;
• het op jouw verzoek koppelen van je account aan een betaalmethode van een derde en het doorgeven van transactiegegevens aan de betreffende betaalmethodeleverancier/acquirer (subverwerkers) voor afwikkeling;
• verstrekking van informatie over klanten/transacties aan toezichthouders als een transactie als ongebruikelijk wordt beschouwd; en
• nakoming van onze verplichtingen en handhaving van onze dienstvoorwaarden, waaronder naleving van alle toepasselijke wet- en regelgeving.

Wij willen je altijd informeren over hoe wij je persoonsgegevens gebruiken. Dat betekent niet noodzakelijk dat we vooraf je toestemming moeten vragen. Bij onze dagelijkse bedrijfsactiviteiten mogen we je persoonsgegevens zonder je toestemming gebruiken als:

• verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst of voor het aangaan daarvan;
• verwerking noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen;
• verwerking noodzakelijk is voor onze eigen gerechtvaardigde doeleinden (zoals administratie, bedrijfsbeheer en verbetering van onze diensten) en daarbij geen inbreuk wordt gemaakt op je privacyrechten.

In uitzonderlijke gevallen willen we je persoonsgegevens mogelijk voor een ander doel gebruiken waarvoor je toestemming vereist is. Dan nemen we contact op om uit te leggen hoe we je gegevens willen gebruiken en om je toestemming te vragen.

Met je toestemming gebruiken wij je persoonsgegevens:

• Om contact met je op te nemen nadat je je op onze website hebt geregistreerd of informatie bij ons hebt aangevraagd;
• Om informatie over ICEPAY-diensten en marketingcommunicatie te delen die voor je interessant kan zijn;
• Voor (gerichte) marketingactiviteiten om een zakelijke relatie aan te gaan, te onderhouden en/of uit te breiden.

Als je ICEPAY toestemming geeft, kun je later altijd van gedachten veranderen en je toestemming intrekken.

Je persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met derden/ontvangers:

• Als wij vinden dat verstrekking redelijkerwijs noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wetgeving, regelgeving, een juridische procedure of een overheidsverzoek,
• Om een door jou aangevraagde aanvraag of procedure af te ronden,
• Bij het leveren van betaaldiensten en het uitvoeren van de platformovereenkomst kan ICEPAY bepaalde persoonsgegevens delen met aanbieders van betaalmethoden.

We kunnen informatie delen met andere deelnemers aan je transacties, waaronder gebruikers van wie je geld ontvangt of aan wie je geld stuurt, en andere dienstverleners wanneer je betaaldiensten gebruikt. Deze informatie omvat:

• Persoonsgegevens die nodig zijn om de transactie mogelijk te maken;
• Persoonsgegevens om andere deelnemers te helpen geschillen op te lossen en fraude op te sporen en te voorkomen.

Persoonsgegevens mogen alleen naar derde landen of internationale organisaties worden doorgegeven als er een passend beschermingsniveau is en de klant hiervoor specifiek schriftelijk toestemming heeft gegeven.

Uitsluitend ICEPAY is bevoegd tot deze doorgifte naar derde landen of internationale organisaties, tenzij een bepaling van het EU-recht of het recht van een lidstaat ICEPAY tot verwerking verplicht. In dat geval informeert ICEPAY de klant vóór de verwerking over die bepaling, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om zwaarwegende redenen van algemeen belang verbiedt.

Onze activiteiten worden ondersteund door een netwerk van computers, cloudservers en andere infrastructuur en informatietechnologie, waaronder externe dienstverleners. ICEPAY zorgt ervoor dat de partijen waarmee wij samenwerken hetzelfde niveau van privacybescherming bieden als de AVG vereist. Bij doorgifte buiten de EU baseren wij ons op bedrijfsvoorschriften en contractuele waarborgen.

Je hebt bepaalde rechten met betrekking tot je persoonsgegevens. In het bijzonder heb je recht op inzage, rectificatie, beperking, bezwaar, verwijdering en gegevensoverdraagbaarheid.

Je kunt je persoonsgegevens op elk moment bekijken en wijzigen door in te loggen op de ICEPAY Portal (behalve de bedrijfsnaam). Alle wijzigingsverzoeken worden door onze afdeling Underwriting beoordeeld en goedgekeurd als ze correct zijn. Onze klantenservice is tijdens kantooruren bereikbaar voor algemene vragen. Voor geëscaleerde privacykwesties kun je contact opnemen met onze afdeling Compliance.

Wij wijzen je erop dat het wijzigen of verwijderen van je persoonsgegevens het gebruik van de diensten van ICEPAY kan beperken. Het wijzigen of verwijderen van je persoonsgegevens heeft geen invloed op je overeenkomst met ICEPAY. Deze blijft voor de overeengekomen duur ongewijzigd van kracht.

ICEPAY hanteert technische, fysieke en organisatorische beveiligingsmaatregelen om je informatie redelijkerwijs te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, verstrekking en wijziging. Deze maatregelen omvatten firewalls, gegevensversleuteling, online en fysieke toegangscontroles tot onze datacenters en autorisatiecontroles voor toegang tot informatie.

Wanneer ICEPAY externe leveranciers inschakelt die bij het leveren van diensten toegang tot persoonsgegevens kunnen hebben, eisen wij dat zij vergelijkbare beveiligingsmaatregelen hanteren.

Hoewel wij ons inzetten voor de beveiliging van ons netwerk, onze systemen en onze diensten, ben je zelf verantwoordelijk voor het beveiligen en vertrouwelijk houden van je wachtwoorden en account-/profielregistratiegegevens en voor het controleren of de persoonsgegevens die wij over je bewaren juist en actueel zijn. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de bescherming van persoonsgegevens die wij met een derde delen op basis van een door jou geautoriseerde accountkoppeling.

Onze website gebruikt cookies. Cookies zijn kleine gegevensbestanden waarmee wij bepaalde inloggegevens kunnen opslaan en rechtstreeks verbinding kunnen maken met het systeem van de gebruiker. Cookies kunnen niet worden gebruikt om personen te identificeren, alleen apparaten, en maken gebruiksvriendelijke diensten zoals voorkeuren mogelijk. Iedere bezoeker kan zijn computer zo instellen dat cookies niet worden geaccepteerd. Raadpleeg de ICEPAY-cookiepagina voor gedetailleerde informatie over het gebruik van cookies.

ICEPAY behoudt zich het recht voor dit privacybeleid op elk moment te wijzigen. Je bent verantwoordelijk voor het regelmatig controleren van het toepasselijke beleid en voor naleving van de meest recente versie. Alle wijzigingen worden op onze website gepubliceerd.